קיבלתם במייל מסמך PDF עם המשפט המעצבן "נא לחתום ולהחזיר".
פעם זה היה אומר להדפיס, לחפש עט, לחתום, לסרוק ולגלות שהסורק החליט לפרוש בדיוק היום.
היום, ברוב המקרים, אפשר לחתום על PDF ישירות מהטלפון או מהמחשב בתוך כמה דקות.
ולא, בשביל חתימה פשוטה על מסמך לא תמיד צריך לקנות תוכנה מיוחדת.
קודם כל, איזה סוג חתימה אתם צריכים?
יש הבדל בין הוספת חתימה רגילה למסמך לבין חתימה דיגיטלית מאובטחת המבוססת על תעודה או שירות זיהוי.
אם ביקשו מכם פשוט לחתום על טופס, אישור, הצעת מחיר או מסמך פנימי, לעיתים קרובות מספיק להוסיף את החתימה שלכם לקובץ ה-PDF.
אם מדובר במסמך משפטי, מכרז, מסמך ממשלתי או תהליך שבו נדרשת חתימה דיגיטלית מאושרת, בדקו מה בדיוק הגוף שמולכם דורש. תמונה של חתימה וחתימה דיגיטלית מאובטחת הן לא בהכרח אותו דבר.
איך לחתום על PDF באייפון בלי להתקין אפליקציה
באייפון אפשר להשתמש בכלי Markup המובנה של Apple.
פתחו את קובץ ה-PDF באפליקציה שתומכת בסימון, למשל Files או Mail, ואז:
- פתחו את כלי הסימון Markup.
- לחצו על סימן הפלוס.
- בחרו Add Signature או "הוסף חתימה".
- צרו חתימה עם האצבע אם עדיין אין חתימה שמורה.
- מקמו אותה במקום הרצוי במסמך.
- שנו את הגודל לפי הצורך ושמרו את הקובץ.
Apple כוללת ב-Markup אפשרות מובנית להוספת חתימה למסמכים, כך שבמקרים רבים אין צורך להוריד אפליקציה נוספת רק בשביל הפעולה הזו.
קיבלתם את ה-PDF במייל באייפון?
אפשר לעיתים לחתום עליו ישירות מתוך אפליקציית Mail.
פתחו את הקובץ המצורף, עברו ל-Markup, הוסיפו את החתימה ושמרו או החזירו את הקובץ החתום.
כדאי לבדוק לפני השליחה שהחתימה אכן נשמרה בקובץ ולא רק הופיעה בתצוגה בזמן העריכה.
איך לחתום על PDF במחשב דרך הדפדפן
אחת הדרכים הנוחות היא להשתמש ב-Acrobat באינטרנט.
Adobe מאפשרת להעלות מסמך, לבחור E-Sign ולאחר מכן Fill & Sign, למלא שדות ולהוסיף חתימה.
השלבים הם בדרך כלל:
- פתחו את Acrobat בדפדפן.
- בחרו Fill & Sign.
- העלו את קובץ ה-PDF.
- הוסיפו טקסט במקומות הנדרשים.
- בחרו בכלי החתימה והוסיפו את החתימה שלכם.
- הורידו את הקובץ החתום ושמרו עותק.
לפני שמעלים מסמך לשירות מקוון כלשהו, כדאי לחשוב מה יש בו. מסמך רפואי, פיננסי, משפטי או כזה שמכיל מידע רגיש במיוחד לא כדאי להעלות אוטומטית לכל אתר אקראי שמצאתם בגוגל.
יש לי Adobe Acrobat Reader במחשב. אפשר לחתום שם?
כן.
ב-Acrobat או Acrobat Reader קיימים כלי Fill & Sign שמאפשרים למלא מסמכים ולהוסיף חתימה.
פתחו את ה-PDF, חפשו את כלי Fill & Sign או E-Sign, הוסיפו את החתימה ושמרו את הקובץ בשם חדש.
כדאי לשמור עותק נוסף ולא לדרוס מיד את המסמך המקורי, במיוחד אם יש סיכוי שתצטרכו למלא אותו שוב.
ומה אם ה-PDF בכלל לא מאפשר להקליד?
לא כל PDF בנוי כטופס עם שדות שאפשר ללחוץ עליהם.
יש מסמכים שהם למעשה עמוד שטוח, כמעט כמו תמונה.
גם במצב כזה אפשר להשתמש בכלי Fill & Sign כדי למקם טקסט, סימונים וחתימה מעל המסמך, בלי שהקובץ עצמו יכיל שדות טופס אינטראקטיביים.
אפשר פשוט לצלם חתימה ולהדביק אותה?
טכנית, בהרבה תוכנות אפשר להוסיף תמונה של חתימה למסמך.
אבל יש שתי בעיות.
הראשונה היא אבטחה. קובץ תמונה נקי של החתימה שלכם הוא משהו שלא כדאי לפזר במכשירים, מיילים ושירותים שונים בלי צורך.
השנייה היא שלא בכל מקום תמונה של חתימה תיחשב למה שהתבקש מכם.
אם מדובר במסמך חשוב, ודאו שהצד השני מקבל חתימה אלקטרונית מהסוג שאתם מתכוונים להוסיף.
חתמתי. איך שולחים בלי להרוס את הקובץ?
אחרי החתימה, פתחו שוב את ה-PDF ובדקו שלושה דברים:
- החתימה נמצאת במקום הנכון.
- כל השדות שמילאתם עדיין מופיעים.
- הקובץ נפתח תקין גם אחרי השמירה.
רק אחר כך צרפו אותו למייל או העלו אותו למערכת שממנה קיבלתם את הבקשה.
טיפ קטן: תנו לקובץ שם ברור, למשל "contract-signed" או "טופס חתום", במקום לשלוח בחזרה קובץ בשם scan004_final_final2.
האם חתימה כזו נחשבת חתימה דיגיטלית?
לא תמיד.
המונחים "חתימה אלקטרונית" ו"חתימה דיגיטלית" משמשים לפעמים כאילו הם אותו דבר, אבל מבחינה טכנולוגית ומשפטית יכולה להיות ביניהם הבחנה משמעותית.
חתימה שמציירים על PDF היא דרך אלקטרונית להוסיף חתימה למסמך.
חתימה דיגיטלית מתקדמת יכולה לכלול תעודה דיגיטלית, אימות זהות ומנגנונים שמאפשרים לבדוק אם המסמך השתנה לאחר החתימה.
לכן, אם נאמר לכם במפורש "חתימה דיגיטלית מאושרת", אל תניחו שציור חתימה באייפון מספיק.
השורה התחתונה
אם פשוט ביקשו מכם לחתום על PDF ולהחזיר אותו, ברוב המקרים אין צורך להדפיס ולסרוק.
באייפון אפשר להשתמש ב-Markup המובנה.
במחשב אפשר להשתמש ב-Acrobat או בכלי Fill & Sign בדפדפן.
ובמסמכים רגישים או כאלה שדורשים חתימה דיגיטלית רשמית, כדאי קודם לבדוק מה בדיוק נדרש.
כלומר, המדפסת יכולה להישאר כבויה.
לפחות הפעם.