כתבתם מסמך במשך שעה, Word נסגר, המחשב קרס או שפשוט לחצתם בטעות על "אל תשמור".
רגע לפני שאתם מתחילים לשחזר בראש את כל מה שכתבתם, יש סיכוי ש-Word כבר שמר עבורכם עותק זמני.
הנה הדברים שכדאי לבדוק, לפי הסדר.
קודם כל: פתחו שוב את Word
אם Word או המחשב נסגרו באופן בלתי צפוי, בפעם הבאה שתפתחו את התוכנה עשויה להופיע בצד חלונית בשם "שחזור מסמכים".
Microsoft מציינת ש-Word מנסה לזהות קבצי שחזור אוטומטי לאחר סגירה בלתי צפויה ולהציג אותם כשפותחים מחדש את התוכנה.
אם מופיעות כמה גרסאות של אותו מסמך, הסתכלו על השעה ובחרו בדרך כלל את הגרסה העדכנית ביותר.
פתחו אותה ומיד שמרו אותה בשם חדש.
אל תסגרו אותה שוב לפני ששמרתם.
לא הופיע שום דבר? חפשו מסמכים שלא נשמרו
ב-Windows אפשר לנסות להגיע למסמכים שלא נשמרו דרך Word עצמו.
עברו אל:
קובץ > מידע > ניהול מסמך > שחזור מסמכים שלא נשמרו
או באנגלית:
File > Info > Manage Document > Recover Unsaved Documents
אם Word הצליח לשמור עותק זמני של המסמך, הוא עשוי להופיע שם. פתחו אותו ובחרו "שמירה בשם".
הקובץ כן נשמר בעבר, אבל איבדתם את השינויים האחרונים?
זה מצב מעט שונה.
אם המסמך עצמו קיים, אבל עבדתם עליו ולא שמרתם את הגרסה האחרונה, פתחו את הקובץ ואז עברו אל:
קובץ > מידע > ניהול מסמכים
ייתכן שתראו שם גרסה המסומנת כגרסה שנוצרה כאשר הקובץ נסגר ללא שמירה.
אפשר לפתוח אותה, לבדוק אם היא מכילה את העבודה שאבדה ואז לשחזר אותה.
ומה אם Word קרס בגלל הפסקת חשמל או תקלה?
דווקא במקרים כאלה יש סיכוי טוב יותר למצוא שחזור אוטומטי, משום ש-Word כולל מנגנון בשם AutoRecover.
המנגנון שומר מידע לשחזור כל כמה דקות, בהתאם להגדרות שלכם.
חשוב להבין:
AutoRecover אינו תחליף לשמירה רגילה.
הוא נועד לעזור במקרה של קריסה, תקלה או סגירה בלתי צפויה.
איך בודקים ש-AutoRecover בכלל מופעל?
ב-Windows עברו אל:
קובץ > אפשרויות > שמירה
חפשו את האפשרות:
Save AutoRecover information every X minutes
או בעברית, שמירת מידע לשחזור אוטומטי כל מספר דקות.
Microsoft מאפשרת גם לבחור כל כמה דקות Word ישמור מידע לשחזור.
אם אתם עובדים הרבה על מסמכים חשובים, אין שום סיבה להשאיר את המרווח גדול מדי.
ומה אם לחצתי בעצמי על "אל תשמור"?
פה החדשות פחות טובות.
במקרים מסוימים, כשסוגרים מסמך ובוחרים במפורש לא לשמור, Word עשוי למחוק את קובץ השחזור האוטומטי, מפני שמבחינת התוכנה זו הייתה החלטה מכוונת.
כלומר, אם סגרתם מסמך ולחצתם "אל תשמור", עדיין שווה לבדוק את האפשרויות למעלה, אבל הסיכוי לשחזור נמוך יותר.
הקובץ קיים אבל Word אומר שהוא פגום?
גם לזה יש כלי מובנה.
במקום לפתוח את הקובץ כרגיל:
- פתחו את Word.
- עברו אל קובץ > פתיחה > עיון.
- סמנו את הקובץ.
- לחצו על החץ הקטן לצד הכפתור "פתח".
- בחרו "פתח ותקן".
Microsoft מציינת שהאפשרות Open and Repair יכולה לעזור במקרים מסוימים שבהם מסמך Word נפגם ולא נפתח כרגיל.
משתמשים ב-Mac?
גם ב-Mac קיים AutoRecover.
אם Word לא הציג עבורכם את המסמך באופן אוטומטי, Microsoft מציינת שאפשר לחפש את תיקיית השחזור האוטומטי דרך Finder.
הדרך הנוחה היא לבחור:
Go > Go to Folder
ולהגיע לתיקיית AutoRecovery של Word.
המיקום משתנה מעט בין גרסאות, ולכן עדיף לא להתחיל למחוק או להעביר קבצים מהתיקייה לפני שמצאתם את המסמך הנכון.
ומה הדרך הכי טובה להימנע מזה בפעם הבאה?
אם אתם עובדים עם Microsoft 365, הדרך הבטוחה ביותר היא לשמור את הקובץ ב-OneDrive ולהפעיל AutoSave.
כך Word יכול לשמור שינויים באופן שוטף ולא רק להסתמך על קבצי שחזור זמניים.
וגם אם אתם לא עובדים עם OneDrive, כדאי לוודא ש-AutoRecover מופעל ושהשמירה האוטומטית מוגדרת למרווח זמן סביר.
השורה התחתונה
קובץ Word נסגר בלי ששמרתם?
נסו לפי הסדר:
- לפתוח שוב את Word ולחפש את חלונית שחזור המסמכים.
- להיכנס ל"שחזור מסמכים שלא נשמרו".
- לבדוק אם קיימת גרסה קודמת של הקובץ.
- אם הקובץ קיים אבל פגום, להשתמש ב"פתח ותקן".
והכי חשוב, אם הצלחתם למצוא גרסה כלשהי, שמרו אותה מיד בשם חדש.
אחר כך אפשר לחגוג.
או לפחות לנשום שוב.